統一發票開立方法與注意事項：電子發票、紙本發票一次整理

發票開立不只是按鍵而已！細節沒注意恐遭罰款

不論是公司、行號、網路賣家或個人工作室，只要銷售貨物或提供勞務，就必須依規定開立統一發票。

隨著電子發票普及，許多商家開始使用雲端發票平台或POS系統，然而 載具選擇、欄位填寫、買受人資料、發票作廢流程 都常因操作不熟悉而出錯。

本篇將帶你一次了解電子與紙本發票的開立方式、法規要求與常見錯誤，確保開立合法、無誤且更有效率。

統一發票種類有哪些？先搞清楚三大類

① 電子發票（最常用）

• 開立系統：平台系統 / POS / ERP

• 可使用載具：會員卡、手機條碼、悠遊卡、自然人憑證等

• 優點：自動上傳、無紙化、對帳快速、不易弄丟

② 二聯式紙本發票（消費者使用）

• 最常見於餐飲、零售

• 內容較簡單：品名、金額、日期

③ 三聯式紙本發票（公司用、可報帳）

• 必填買受人抬頭與統編

• 適用 B2B（公司與公司）交易

電子發票開立流程｜POS、電商、手動系統一次說明

① 設定系統與上傳平台

商家需先完成

• 申請電子發票字軌

• 設定上傳平台（如 eGUI、第三方系統）

• 建立賣方基本資料

② 開立時需填寫的核心資訊

• 買受人資訊（統編／載具）

• 品名與數量

• 金額（含稅或未稅）

• 課稅別（應稅、零稅率、免稅）

• 備註欄是否需要註記品項規格

③ 開立後的動作

• 系統自動上傳至財政部平台

• 檢查看是否上傳成功

• 若需捐贈，確認是否成功捐贈至指定單位

④ 發票作廢與折讓

作廢發票（當期錯誤）

• 價格、品名、載具選錯

• 發票未交付至買受人

折讓單（跨期或金額更正）

• 金額更改

• 退貨

• 部分退款

紙本發票開立流程｜二聯式與三聯式差異

① 二聯式（消費者）

必填：

• 開立日期

• 品名

• 金額

• 發票字軌、號碼

② 三聯式（公司）

必填（比二聯式更完整）：

• 買受人公司抬頭

• 統一編號

• 品名與課稅別

• 備註欄常需填寫銷售細項

③ 紙本發票作廢要注意

• 必須保留存根聯

• 作廢需附上原發票與作廢章

• 作廢後不可自行銷毀，需依規定留存備查

發票開立常見錯誤與避免方法

① 統編填錯

避免方法：使用財政部「買受人統編查核系統」。

② 品名不合規

不得只寫「商品」、「費用」，需具體，如：

• 清潔服務費

• 冷氣維修料件

③ 沒有分清含稅 / 未稅

避免稅額計算錯誤而被要求補稅。

④ 沒有設定正確課稅別

• 應稅 5%

• 零稅率

• 免稅

⑤ 開立後忘記上傳（電子發票）

會被視為「未開立」，需補罰。

開立電子發票的三大注意事項

① 一定要確保上傳成功

財政部平台會顯示「上傳成功 / 失敗」。

② 載具使用時，務必確認類別

例如：

• 手機條碼 / 自然人憑證

• 公司載具

• 會員卡載具

③ 系統時間不能錯誤

時間錯誤＝跨期開立，可能違規。

結論｜選對發票類型＋熟悉流程，開立就不怕犯錯

無論你是使用電子發票或紙本發票，只要掌握正確的開立流程、填寫欄位和作廢／折讓規則，就能避免錯帳、補件與罰鍰。

若系統操作不熟悉或常遇到格式問題，也可尋求記帳士或電子發票服務商協助，提升開立效率並保持合規。

發票正確開立不但保護商家，同時也是維持企業專業度的重要一環。

FAQ｜統一發票開立常見問題

Q1：電子發票可以改成紙本嗎？

可以，需要「列印證明聯」提供給買受人使用。

Q2：買受人沒給統編可以開立三聯式嗎？

不行，三聯式必須填寫公司抬頭與統編才能生效。

Q3：發票開錯可以自己撕掉嗎？

不行，需依規定作廢、留存備查。

Q4：電子發票未上傳會怎樣？

視同「未開立發票」，可能遭罰並需補開。

Q5：網路賣家一定要開發票嗎？

只要銷售貨物或服務給國內客戶，就必須依法開立。